Tijdens de BALV van 5 maart 2021 over de stand van zaken in het project 'Bovenloods' hebben de leden, op een lid na, goedkeuring gegeven aan het Definitief Ontwerp. Ook is goedkeuring gegeven aan de bijgestelde investeringskostenraming, aan het bijbehorende financieringsvoorstel en de aangepaste planning. Daarnaast zijn de middelen toegekend die nodig zijn om de volgende fasen te kunnen doorlopen tot en met

De projectgroep Bovenloods heeft naar aanleiding van de oproep aan leden om een reactie te geven op het concept Definitief Ontwerp (DO) voor de verbouwing van de Bovenloods van 25 leden mails ontvangen.

Vragen, complimenten en zorgen

Uit die mails sprak grote betrokkenheid, die zeer op prijs is gesteld door de projectgroep en ook de ontwerpers. We ontvingen veel complimenten voor het voorliggende concept en er zijn ook vragen gesteld.

Door sommigen zijn ook zorgen gedeeld, die de projectgroep allemaal onderzocht heeft. Alle vragen en opmerkingen zijn verzameld en door de projectgroep van een reactie voorzien. Leden die vragen gesteld hebben ontvangen de antwoorden op hun vragen rechtstreeks, maar er zal ook een overzicht op de website worden geplaatst.

Uitnodiging

Door de coronabeperkingen heeft deze reactieronde schriftelijk plaatsgevonden. Zoals ook enkele leden hebben opgemerkt in hun reactie, is voor bepaalde aspecten een bijeenkomst echter een beter platform. Er is gekeken naar een digitale bijeenkomst, zoals een webinar. Maar met het aanstaande, zij het nog op beperkte schaal, heropenen van de sociëteit na 1 juli 2020 is een fysieke bijeenkomst ook mogelijk.

Hierbij nodigt de projectgroep graag degenen die daar belangstelling voor hebben uit om zich aan te melden voor een van twee mogelijke avonden om nadere vragen te stellen. Mogelijk komen hier nog weer meer ideeën uit die meegenomen kunnen worden in het definitieve DO zoals dat later in het jaar aan de leden in een BALV zal worden aangeboden ter vaststelling.

Voor deze bijeenkomsten zijn twee data geprikt:

• donderdag 2 juli om 20.00, 21.00 en 22.00 uur
• donderdag 16 juli ook om 20.00, 21.00 en 22.00 uur

Beperkingen en aanmelden

Om binnen het maximaal toegestane aantal aanwezigen van 30 personen te blijven en ook rekening houdend met de noodzakelijk te houden afstand van 1,5 meter, zijn maximaal 20 aanmeldingen per avond mogelijk. Op de avonden is een aantal leden van de projectgroep aanwezig, een lid van het bestuur en ook de architect Theo Rooijakkers.

Aanmelden kan via het mailadres (of via het inschrijfformulier op de website). Indien het aantal aanmelding groot blijkt te zijn, organiseren we twee rondes van ieder maximaal een uur met een mogelijk eerdere aanvangstijd. En uiteraard voldoende tijd tussen de twee sessies in.  

Wie niet kan of wil komen

Indien leden wel graag (nadere) vragen willen stellen, maar verhinderd zijn op een van deze avonden of om een andere reden hier geen gebruik van kunnen of willen maken, zijn zij van harte welkom om dit aan de projectgroep kenbaar te maken via het genoemde mailadres (of formulier). Dan wordt contact opgenomen voor het maken van een belafspraak of een onlinevergadering met een of meerdere leden van de projectgroep.

Steven Olthof, voorzitter projectgroep Bovenloods

Inleiding

Ondanks de omstandigheid dat het coronavirus veel stil heeft gelegd, werkt de projectgroep Bovenloods op de achtergrond met het ontwerpteam samen verder aan de uitwerking van het ontwerp. Het startpunt van die uitwerking is het Voorontwerp dat door gemeente Heemstede begin november 2019 positief is beoordeeld.

Er is daarna gewerkt aan het uitwerken van de draagconstructie en ook de installaties zijn nu ontworpen. In deze projectfase ‘Definitief Ontwerp’(DO) wordt ook zichtbaar hoe de nieuwe ruimtes er van binnen uitzien.

Ledenraadpleging in coronatijd

Zoals recent in de Loods is bericht, wilde de projectgroep, vooruitlopend op een Bijzondere ALV voor de zomer, weer een ledenraadpleging organiseren. Doordat de vereniging helemaal gesloten is, kan dat helaas niet zoals eerder gedaan is, met elkaar in de sociëteit. Toch wil de projectgroep langs een alternatieve route graag de reacties peilen van leden om deze te kunnen verwerken in het ontwerp. Dan kan vervolgens het Definitief Ontwerp (DO) vastgesteld worden en er kunnen ook stukken gereed gemaakt voor de indiening van de vergunningsaanvraag bij de gemeente Heemstede.

Werkwijze

Via de Loods, de website en het direct aanschrijven van leden die ook al eerder bij sessies aanwezig zijn geweest, informeren we graag alle leden over de nu bereikte stand van uitwerking van de Bovenloods en vragen we om reacties. Het gaat daarbij niet zo zeer om de hoofdstructuur van de verbouwing met de ligging en omvang van nieuwe ruimten. Die structuur is op basis van eerdere raadplegingen bepaald en staat na de ronde met de Gemeente Heemstede vast. Het gaat wel om de detaillering en de gebruiksaspecten zoals de inrichting, het voorgestelde materiaalgebruik, kleurstellingen en dergelijke. 

De actuele DO-planstukken/tekeningen vind je in het menu van de site bij 'Bovenloods' (wel eerst even inloggen).

Reageren op het DO kon tot 1 mei 2020. De projectgroep bundelt alle reacties, vragen en/of suggesties voor het ontwerpteam. Wat verwerkt kan worden in deze fase zal gelijk meegenomen worden. Zaken die latere uitwerking betreffen (detaillering op het niveau van het Technisch Ontwerp, wat de volgende ontwerpfase is) bewaren we voor later. Als iets om redenen niet verwerkt kan worden, dan zal dat met uitleg teruggelegd worden bij degene die de inbreng geleverd heeft.

Tot slot

We hopen op deze manier ook in deze bijzondere en ook moeilijke tijd toch een stap voorwaarts te kunnen zetten. We weten niet wanneer we een Bijzondere ALV kunnen organiseren over het DO, maar die dag gaat komen, dus daar bereiden we ons maximaal op voor.

Steven Olthof namens projectgroep Bovenloods